Forretningsorden

1. Konstituering

På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand, kasserer og sekretær.
2. Bestyrelsesmøder

Afholdes normalt 1 gang om måneden, dog mindst 10 gange årligt.

Sekretæren indkalder efter aftale med formanden via e-mail til bestyrelsesmøderne med 14 dages varsel. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, efter behov, eller når 3 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 5 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand. Bestyrelsesmøderne ledes af næstformanden eller ved dennes forfald af formanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens.

I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.

En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.

Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Kolding Rideklub`s bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emne og evt. skriftligt materiale til klubbens mailadresse bestyrelsen@koldingrideklub.dk

Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter kan indkaldes til bestyrelsesmøderne.
3. Dagsorden

Dagsorden for bestyrelsens møder har følgende faste punkter:

  • Godkendelse af dagsorden / gennemgang af referat
  • Økonomi
  • Orientering fra formanden og forretningsudvalget
  • Orientering fra Bøgelundhallen via KOR’s formand
  • Orientering fra udvalg
  • Kommende aktiviteter og opgaver
  • Div.
4. Mødested

Møderne afholdes på Kolding Rideklub. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem.
5. Referater

Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Et beslutningsreferat sendes via mail til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse, samt underskrift. Bestyrelsesreferater arkiveres i en mappe. Når referatet er godkendt, lægges det på hjemmesiden med henblik på meddelelse til Kolding Rideklubs medlemmer.

Formanden eller næstformanden i tilfælde af formandens forfald, kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.

Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.
6. Den daglige ledelse

Forretningsudvalget forestår sammen med den ansatte daglige leder, den daglige ledelse af Kolding Rideklub.
7. Habilitet

Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen.

Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem.
8. Regnskaber

Klubbens ansatte administrative medarbejder foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for rideskoleundervisning, opstaldning og andre indtægter og fører månedsregnskabet. Efter hver måneds afslutning afleveres regnskabet til klubbens kasserer, som laver afstemning og budgetopfølgning der fremlægges på det næstkommende bestyrelsesmøde. Den administrative medarbejder udfærdiger sammen med bestyrelsen klubbens budget.

Kolding Rideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives af klubbens bestyrelse og revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer og den udpegede registeret revisor.

Formanden og kasseren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Kolding Kommune og klubbens bankforbindelser.
9. Forretningsudvalget

Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det forretningsudvalget at give en orientering fra afholdt møder med den daglige leder.